Teamweekend organiseren in de Ardennen: stappenplan en tijdlijn
Foto: Hanna Lazar via Unsplash
Een teamweekend organiseren in de Ardennen begint met twee dingen: hoeveel mensen er meegaan en welke datum. Met die twee leg je een groepshuis vast met een vrijblijvende optie, en pas daarna plan je het programma. Wie het andersom doet, heeft een mooi plan en geen huis, want de grote huizen gaan het eerst.
Ik was leraar en zat als begeleider met schoolgroepen in zulke huizen. Een paar dingen regel je beter vooraf dan ter plekke: wie kookt, wie waar slaapt en wie het huis aan het eind samen met de beheerder naloopt.
Hoe organiseer je een teamweekend?
Je organiseert een teamweekend in vier stappen: aantal en datum, een huis met optie, dan wie wat regelt, en pas dan het programma.
Ik zou eerst een optie nemen en dan pas met het team overleggen. Dan heb je tenminste een huis.
Wanneer regel je wat?
Leg eerst het huis vast, dan de inschrijving, en regel de laatste week alleen nog het praktische:
- Zodra het idee er is: kies een trekker en een klein groepje, bepaal een ruw aantal en twee mogelijke datums, en vraag een prijs aan.
- Zodra aantal en datum ongeveer vaststaan: kies een huis en neem een vrijblijvende optie.
- Daarna: stuur de uitnodiging met inschrijving en deadline, en leg de activiteit vast.
- Na de inschrijving: maak de kamerindeling, kies wie kookt en wie rijdt.
- De week ervoor: bel of mail de beheerder, lever de gastenlijst aan en zet de houdbare boodschappen klaar (de laatste week).
- Tijdens en bij vertrek: de buren en het vuur, en samen nalopen.
Wil je een lang weekend rond Hemelvaart of Pinksteren, of een datum rond de feestdagen? Begin dan een jaar vooruit. Groepen boeken die data 12 tot 14 maanden van tevoren. Het gebeurt dat juli in maart al bijna vol is.
Begin je pas een paar maanden vooraf, neem dan dezelfde dag nog een optie en wees soepel in datum of huis. Wat misgaat: eerst een poll over de datum, dan pas kijken of er een huis vrij is.
Foto: StartupStockPhotos via Pixabay
Wie regelt wat binnen het team?
Eén persoon trekt, en elke taak krijgt één naam. Een klein groepje helpt, anders doet de trekker alles zelf en heeft hij zelf geen weekend. Verdeel:
- eten en boodschappen
- vervoer
- de activiteit
- de EHBO-koffer en wie EHBO doet
- de energiewacht
Een energiewacht draait vlak voor vertrek de verwarming in alle kamers uit. Als begeleider deed ik dat bij mijn laatste ronde.
Wat bepaalt wat een teamweekend kost?
Wat een teamweekend kost, hangt af van vijf keuzes:
- Aantal nachten: één of twee.
- Het huis: een huis dat bij je aantal past, geen bedden te veel.
- Wie kookt: jullie zelf in de groepskeuken, of een cateraar.
- De activiteit: met instructeur, of zelf wandelen.
- Vervoer: samen rijden of een bus.
Kies een bedrag dat iedereen kan opbrengen, en vraag een prijs aan met aantal, datums en wat je wilt doen.
Hoe kies je het groepshuis?
Kies het huis op je groep, niet op het aantal bedden. Een korte beslishulp:
- Willen collega's een eigen kamer? Tel kamers.
- Is het een sportieve ploeg die het niet uitmaakt? Dan kan een slaapzaal.
- Twijfel je over het aantal? Neem een optie en leg het huis pas vast als het aantal ongeveer vaststaat.
Lees de plattegrond goed: twee kamers met één deur naar de gang zijn in de praktijk één kamer. Wil je bij het huis buiten spelen, kies dan een huis met een tuin of een veldje.
In een eigen groepshuis zit je niet met andere groepen samen: keuken en woonkamer zijn voor jullie.
Wat misgaat: het huis ligt al vast, de inschrijving staat nog open en de groep blijkt kleiner. Dan is het huis te groot.
Een overzicht vind je bij groepsaccommodatie Ardennen. Zit je rond de veertig, kijk dan bij groepsaccommodatie Ardennen 40 personen.
Foto: 3844328 via Pixabay
Wat vraag je bij de inschrijving?
Vraag alles in één inschrijving met een deadline: dieetwensen en allergieën, wie rijdt en hoeveel plekken vrij, en een noodnummer. Met die lijst maak je de kamerindeling. De gastenlijst voor de week ervoor en het vervoer heb je dan ook rond. Vraag je het niet, dan hoor je de dieetwensen pas in de keuken.
Welk programma past bij jullie team?
Plan per dag één grote activiteit en houd de avond voor het huis. Op dag 1 doe je de activiteit onderweg en ga je daarna naar het huis.
| Actief | Gemengd | Rustig | |
|---|---|---|---|
| Dag 1 middag | Kajakken op de rivier of klimmen met instructeur | Eén activiteit met instructeur, daarna vrije tijd | Wandelen, een grot of een bezoek aan een brouwerij |
| Avond | Samen koken | Bbq en quiz | Spel of quiz |
| Dag 2 ochtend | Mountainbike of een hoogteparcours | Wandeling voor wie wil | Iets uit de oorlogsgeschiedenis rond Bastogne of een korte wandeling |
| Past bij | Een sportieve ploeg | De meeste teams | Een team met veel verschil in leeftijd of conditie |
| Sla over als | Een deel van het team niet mee kan of wil | Je team juist een uitdaging zoekt | De energie hoog moet |
Kajakken doe je op de Lesse of de Ourthe. Bij laag water ben je meer aan het klunen dan aan het varen. Ik vraag een groep altijd hetzelfde: is het buitenprogramma geregeld, en heb je een alternatief achter de hand?
Zet voor regen een binnenplan klaar, zie wat te doen in de Ardennen bij regen.
Een avondactiviteit in het bos doe je alleen als je weet van wie het bos is en dat het mag. Veel bossen zijn privé. Hoe je een dropping opzet, lees je bij dropping organiseren.
Laat je een aanbieder de activiteit doen, lees dan eerst welke vragen je stelt bij teambuilding in de Ardennen.
Wie kookt er?
Zelf koken kan in elke groepskeuken. Wil je dat niet, regel dan op tijd een cateraar of een bakker, eventueel via de beheerder. Laat een kookploeg vooruit rijden voor de boodschappen, zoals een school doet. Menu's en hoeveelheden staan bij koken voor een grote groep.
Hoe kom je er?
Rijd samen of huur een bus: in Ardense dorpjes is parkeren vaak een groter probleem dan groepen verwachten. Er is amper plek voor gewone auto's, laat staan voor een hele groep.
Rijd je elektrisch? Laad dan onderweg langs de E25 tussen Luik en Luxemburg. Reken niet op een laadpunt bij het huis.
Wat regel je de laatste week en tijdens het weekend?
Bel of mail de beheerder een week vooraf, lever de gastenlijst aan en zet de houdbare boodschappen al klaar. De beheerder werkt overdag vaak elders, dus mail of bel 's avonds.
Ik vraag die lijst omdat de gegevens naar de politie, de brandweer en de beheerder gaan. Wacht liever tot alle namen er zijn, en stuur dan één lijst.
Tijdens het weekend denk je aan de buren: rust en orde. Vuur maak je in de bbq, met hout of kolen uit de winkel. Een kampvuur kan in een dorp eigenlijk niet, en de houtstapels zijn de wintervoorraad van de bewoners.
Hoe laat je het huis achter?
Laat het huis veegschoon achter en loop het samen met de beheerder na. Laat een paar mensen achter om op te ruimen terwijl de rest vertrekt, zoals de begeleiders bij een school. De beheerder doet de eindschoonmaak.
Weet je hoeveel jullie zijn, welke datums en wat jullie willen doen? Dan kun je een groepshuis aanvragen. Wij zoeken een huis dat past en denken mee.
